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Zotero 5.0 est là!

Et oui! Depuis quelques jours (le 10/07), la nouvelle version de Zotero est là! Avec pleins de modifications (ici).

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C’est l’été, vous lisez probablement ce billet sur la plage, il va donc prendre la forme d’un test « Êtes vous plutôt… »

 

1. – a : « Chouette, une nouvelle version : je l’installe! » Allez en 2 avec un carré.

– b : « Zotero, c’est le truc de bibliographie, non pas besoin. Moi je fais ça à la main, c’est stimulant intellectuellement! » Fermez donc cette fenêtre et allez acheter un exemplaire du « Nouveau Détective ».

 

2. Cette nouvelle version marque la fin du module complémentaire à Firefox et il ne reste plus que la Standelone :

– a : « J’utilise déjà la Standelone ». Normalement la mise à jour vers la version 5 a déjà eu lieu. Vous perdez votre carré et allez en 7.

– b : « J’ai mon Zotero en module complémentaire à un Firefox portable (comme on a vus ). Continuez à l’utiliser, je fais un billet sur comment passer vers ZoteroPortable 5 dans quelques temps. Allez en 7.

– c : « A flûtes, bah je vais me mettre à la Standelone ». Encore un carré, allez en 3.

 

3. N’oubliez pas qu’il est risqué de faire une mise à jour donc dans tous les cas assurez vous d’avoir fait une sauvegarde (on en parle ). Pour info, vous pouvez migrer un de vos ordinateur sur la 5 et continuer à utiliser vos autres postes en 4 :

– a : « Je suis pas sûr d’être intéressé. Ma vieille version 4 marche très bien et/ou je suis entrain de finir un article/rapport/thèse… donc je vais pas changer maintenant ». Vous avez raison, il faut savoir être prudent. Et de toute façon la mise à niveau automatique vous sera proposée dans quelques semaine. Allez en 7 avec un rond.

– b : « Ma sauvegarde est faite, on mets à jour comment? ». Encore un carré allez en 4.

4. Rendez vous sur le site de Zotero à la page des téléchargements (ici). Vérifiez qu’il vous propose le Zotero adapté à votre système d’exploitation et télécharger le.

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5. Faites en l’installation. Il risque de vous demander pleins de trucs, comme quelle type d’installation (standard, custom), où l’installer, installer les plugins pour LibreOffice ou Word, ou de fermer votre Mozilla où votre Zotero en module complémentaire tourne… Répondez en fonction de vos besoins.

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6. Lancez Zotero et voilà! Vous utilisez la 5, c’était facile, non?

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Bien sûr, si vous essayez de relancer Zotero en module complémentaire à Firefox, il va vous expliquer que ce n’est pas possible. Logique, vous avec migré sur ce poste en version 5!

Zot

 

7. Ce billet est fini. Bonne prise en main de cette nouvelle version!

J’en profite pour remercier Sly de m’avoir parlé de cette version il y a quelques temps (allez faire un tour sur son blog et puis il est responsable de l’existence de Zotero & Archéologie donc allez vous plaindre là bas!).

Sinon, c’est l’heure de comptes : – Vous avez un rond? Dommage et à une prochaine! -Vous avez une majorité de carrés? C’est chouette! -Vous avez que des carrés? Cool, j’commence un diag lundi, vous venez?

 

 

 

 

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Zotero et Research Gate / Academia

Salut mes p’tits chasseurs-cueilleurs du numérique! (Oui je sais c’est déjà pris comme intro…) Alors comme ça on butine sur Research Gate et Academia.edu? Super pour faire de la bibliographie! Vous vous demandez peut-être lequel va le mieux avec Zotero?

Franchement, je ne sais pas. J’utilise les deux car ils sont complémentaires :

  • sur Academia.edu, je peux enregistrer la notice (prévoir quelques corrections et de télécharger le pdf à la main!)Academia.jpg
  •  sur Research Gate, je peux déposer mes notices bibliographiques avec un export de Zotero. Vous noterez bien que je parle exclusivement des notices, pas des pdf!

En trois étapes. D’abord dans Zotero, sélection de la (ou les) notice(s). Un clic-droit « exporter le document… » et sélection du format RIS.

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Puis dans Research Gate, j’ouvre la fenêtre suivante en cliquant sur mon profil (le 1 rouge). Et la fenêtre d’import s’ouvre en cliquant sur la flèche vers le haut (2).

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Enfin, je sélectionne l’onglet « Reference manager » et j’y dépose le fichier *.ris.

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Facile! Malheureusement, ce qui est possible avec l’un ne peux pas être fait avec l’autre…

En tout cas, vous n’avez plus de raisons de pas utiliser ces outils! Ils sont utile à la fois pour votre bibliographie et pour partager vos travaux! Si vous vous posez des questions « philosophiques » sur l’usage de ces réseaux sociaux, lisez ça!

Et pour conclure, un grand merci à Emilie qui m’a montré comment faire un import de Zotero dans Research Gate (et c’est peut être un détail pour vous…)!

Le style des PUR, collection « Archéologie et Culture »

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Voici la feuille de route du style des Presses Universitaires de Rennes – Collection « Archéologie et Culture » que je viens de réaliser. Ce style est, bien sûr, disponible sur le dépôt officiel de Zotero (Ici) : libre à vous de l’utiliser et de l’améliorer! Les notices modèles sont disponibles sur le groupe Zot-Archéologie.

Comme pour le style DAF précédemment réalisé, un tableau avec point par point les normes et comment le style y réponds (ou pas!).

Zotero sur un ordi partagé

On m’a récemment demandé comment faire quand on partage un ordinateur avec d’autres utilisateurs et que Zotero contient la bibliothèque d’une autre personne.

Comme moi, vous n’y avez peut être jamais été confronté! Mais si on remplace tout simplement l’identifiant et le mot de passe : vous ajoutez les données du précédent utilisateur à votre bibliothèque. Pas super!

Cela commençait plutôt bien puisque Zotero, au moment du changement d’utilisateur, vous annonçait ceci :

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Il avait bien compris le changement de compte mais ne l’applique que pour les groupes. Ainsi, au final, il fusionne les deux bibliothèques…

La solution existe (déjà toute prête!) dans un tutoriel de l’Université Paris Descartes où c’est le point « 7.2. Utiliser Zotero depuis un poste public » (à lire ici).Sans titre-1.jpg

Utiliser la réinitialisation de Zotero peut s’avérer dangereux, je vous conseille donc déjà de faire des sauvegardes régulières et si vous changez/échangez souvent de poste, pourquoi ne pas utilisez un Zotero sur un Firefox portable? On en a parlé ici.

Entretenir son Zotero

Après avoir constitué puis alimenté votre base de données Zotero, il reste aujourd’hui à l’entretenir. Vos différents essais et une utilisation au quotidien (j’espère) nécessite probablement un petit nettoyage que je vous invite à renouveler régulièrement!

I Faire des sauvegardes

Et oui, encore une fois, faites des sauvegardes régulières (personnellement, j’en fais une par mois). Ce sujet est suffisamment sensible pour lui avoir consacré son propre article. Donc avant d’entamer le nettoyage, faites une petite sauvegarde 😉

II Faire le ménage dans ses notices

Ici, pas question de vous dire qu’elles sont les notices qu’il vous faut garder (à vous de supprimer celles qui sont devenus inutiles)!

Il s’agit dans un premier temps de supprimer les notices devenues orphelines. Zotero suit une logique de notice mère/filles : vous pouvez avoir une notice dans plusieurs endroits (collections) mais au final il n’y a qu’un enregistrement. Toutes modification de l’un modifie les autres (on en parle ici : « II Les notices dans les collections »).

Si vous supprimez une notice de l’unique collection où elle se trouve (sur un clic-droit – « Retirer le document de la collection »), celle-ci va se retrouver dans les « limbes ».

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Ces « limbes » dans Zotero sont une collection qui porte le nom de « Non classés ». A vous de voir si ces notices sont d’une réelle utilité. Personnellement quand je fais du ménage sur une/des notice(s) ou une collection, j’utilise « Retirer le document … » et « Supprimer la collection » – et pas « Supprimer la collection et ses documents » – et je viens ensuite ici supprimer les documents orphelins.

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Dans un second temps, nous allons nous occuper des doublons. En application de ce système de notice mère/filles, pour Zotero c’est un soucis quand deux notices »autonomes » existent pour un même document. Il est même capable de détecter quand deux notices sont très proches. Il vous fait part de ce résultat dans la collection « Doublons » (1).

Cet outil est très puissant et vous permettra de remédier à de nombreuses erreurs. Il lie les deux notices qui décrivent le même éléments et vous propose d’en garder qu’une en les fusionnant (2) et de récupérer ou pas les champs différents des notices (3).

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Cependant, ne lui faites pas une confiance aveugle car il peut considérer comme doublons des ouvrages distincts. Par exemple, pour lui les différents volumes d’un ouvrage sont des doublons. A ma connaissance, on ne peut pas lui indiquer que deux éléments ne sont pas des doublons.

III Faire le ménage dans les fichiers joints

Sans que vous en ayez conscience, des fichiers ou des liens peuvent être joints aux notices et sont, pour moi, inutiles (faites une recherche sur « sudoc, amazon… ») et à la corbeille! Parfois, j’ai des notices où le pdf est joint automatiquement et je n’ai pas besoin de consulter, à supprimer donc.

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IV Faire le ménage dans ses marqueurs

On en a déjà parlé dans ce sujet (à la partie « III Les marqueurs »), les marqueurs ajoutés automatiquement (1) peuvent être aussi supprimé ou modifier pour correspondre à vos marqueurs. Une manip’ toute simple dans les préférences permet de ne plus les importer (2) – à noter que le champs du dessus permet de ne plus associer les pdf automatiquement (trop radical à mon goût!).

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Félicitation : vous venez de réaliser le grand ménage dans votre bibliothèque (et aussi de gagner quelques mo dans votre profil Zotero – et on arrive vite à 300 mo)! Opération à renouveler régulièrement bien sûr.

Zotero, sans installer Java et/ou LibreOffice

Impossible d’utiliser Zotero dans un traitement de texte car vous n’avez pas la possibilité d’installer (ou de faire installer) Java qui est nécessaire pour faire dialoguer Zotero et LibreOffice sous windows?

Une solution légale va être présentée ici (après il vous faut voir avec votre DSI!).

Puisque l’installation est impossible, il faut passer par les versions portables des logiciels sur le disque, un support USB (le cloud est aussi envisageable) :

I Installer Java et LibreOffice Portable

Comme nous allons utiliser plusieurs logiciels portables, le plus simple et de commencer par télécharger « The PortableApps.com Platform ». Son intérêt est qu’il va regrouper, faciliter « l’installation » et la sauvegarde de vos différentes applications. La version 13 est disponible ici!

Portable_Platform.jpg

NB : La page est en anglais mais le logiciel va s’installer en français (entre autre car il est multilingue).

Une fois le fichier « PortableApps.com_Platform_Setup_13.0.paf.exe » téléchargé, double-cliquez dessus, choisissez la langue, dans « sorte d’installation » choisissez « Nouvelle Installation ». L’installeur vous propose différents choix  : un support amovible, le cloud … Pour pouvoir le déplacer librement, on prendra « Sélectionner un emplacement personnalisé… »

Portable_Platform_installation.jpg

Spécifiez le dossier où il doit être installé. A la fin de l’installation choisissez : « Lancer PortableApps.com Platform » (suivant votre utilisation « Création du raccourcie » et « démarrer automatiquement… » sont à envisager). Vous obtenez ceci :

Portable_Platform_demarrage.jpg

Gardez la fenêtre de droite (le « Launcher ») et fermez la fenêtre « A propos ». Dans la foulée, une nouvelle fenêtre apparaît vous proposant de télécharger des nouvelles applications portables (si non, dans le menu de droite du « launcher » choisisez « Applications » puis « Obtenir de nouvelles applications » et « Par catégorie »).

Sélectionnez dans la catégorie « Bureautique » – « LibreOffice Portable » puis dans la catégorie « Utilitaire » – « jPortable » (Java en portable, vous avez le choix entre jPortable – le 32 bit – ou jPortable (64 bit), je prends le 32). Et faites « Suivant » pour les télécharger. Acceptez les conditions d’utilisation (après les avoir lues).

Portable_Platform_logiciels

II Faire dialoguer Zotero et LibreOffice Portable

Maintenant un peu de bidouille pour installer  le module « Zotero LibreOffice integration » (cette barre d’outils de Zotero dans le traitement de texte). Normalement, il s’installe à partir de Firefox et il s’associe au LibreOffice installé en « local » sur votre PC.

Deux cas de figures : vous n’avez pas encore installé le module complémentaire »Zotero LibreOffice integration » dans votre Firefox ou bien vous l’avez déjà.

Le cas 1, celui d’une première installation :

Ouvrer Zotero dans Firefox puis la fenêtre des « Préférences » (noté 1 sur la figure ci-dessous) puis « Citer » aller dans l’onglet « Traitements de texte » ouvrir le lien « Obtenir des extensions pour traitement de texte… » (le 2). Dans votre navigateur internet, choisir « Install LibreOffice Plugin … » (le 3).

Installe_module-bis.jpg

Dans la fenêtre « Introduction », juste faire « Suivant » puis choisir « Manual Installation ».

Installe_module2.jpg

Une fenêtre de l’explorateur Windows s’ouvre et vous montre où est stocké le fichier « Zotero_OpenOffice_Integration.oxt »

Installe_module3.jpg

Gardez le sous la main!

Le cas 2, celui où vous avez déjà installé le module complémentaire »Zotero LibreOffice integration »:

C’est le plus simple : faites une recherche du fichier « Zotero_OpenOffice_Integration.oxt » sur votre disque dur. Il doit être dans un emplacement proche de celui illustré par la capture d’écran ci dessus.

Dans les deux cas, ouvrir votre LibreOffice Portable Writer (le 1 ci-dessous), puis dans « Outils » choississez « Gestionnaire des extensions… » (2). Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur « Ajouter… » (3) et là ouvrez le fichier précédemment récupéré : « Zotero_OpenOffice_Integration.oxt ».Installe_module4.jpg

L’extension est installée, fermez puis rouvrez LibreOffice Portable Writer. La barre d’outils Zotero est là!

III Citer dans LibreOffice Portable

Ouvrez votre Firefox et LibreOffice Portable Writer (le « Launcher » s’ouvre à partir de « Start.exe » dans le répertoire où vous avez fait l’installation dans la partie I) .

Dans LO, vous cliquez sur « Insert Citation » et là c’est le drame : un message d’erreur vous informe qu’il y a un soucis avec Java RE!Association.jpg

Pas de panique, il faut juste indiquer à LibreOffice où trouver Java. Donc suivre « Outils » – « Options » – « LibreOffice » – « Avancé ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Ajouter… » sélectionner le dossier « Java » (qui est là : « …\PortableApps\CommonFiles\Java ») puis « OK ». Votre installation portable est fonctionnelle!

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Voilà, ce tutoriel est finis. Comme d’habitude n’oubliez pas de faire régulièrement des sauvegardes (si vos logiciels sont sur une clé avec peu de données, c’est simple grâce à la fonction « Sauvegarde » du « Launcher » – « Sauvegarder les fichiers » – « Sauvegarde terminée ». Attention car si vos logiciels sont sur le disque dur vous faites une copie totale du C: !!!)

Pour aller plus loin, il est possible dans « The PortableApps.com Platform » d’installer un Firefox Portable (puis suivre ce tuto à partir de la deuxième partie). Ceci pour avoir sous la main à la fois votre bibliothèque numérique, votre Zotero et LibreOffice!

 

Organiser sa bibliothèque, joindre les fichiers pdf

Zotero est un outil bien pratique pour faire le lien entre les informations bibliographiques d’un document et une version numérique de ce document.

Votre quête du pdf avant!!! (image de Franquin)

Pourquoi perdre son temps à trier ses pdf (ou autres) alors que vous classez déjà ces mêmes documents par leur notice bibliographique dans Zotero? L’idée est donc de créer la notice dans votre bibliothèque Zotero (avec des marqueurs, des notes…) et d’y joindre le pdf. Au moment de retrouver le document, un simple clic sur sa notice et vous visualisez le texte. Un sacré gain de temps!

Un « bémol » cependant c’est le volume de stockage de votre compte Zotero qui est limité à 300 mo. Cet espace sert pour les notices de votre bibliothèques et des groupes que vous possédez et vos fichiers joints. Un espace largement suffisant si on stocke que des notices mais largement limité pour le stockage de fichiers joints.

Trois solutions s’offrent à vous. Tout d’abord soutenir Zotero en souscrivant à leur service d’augmentation du volume de stockage (solution possible pour un particulier ou un/e établissement/entreprise). Mettre en place votre propre serveur (WebDAV) qui stockerait vos notices et fichiers de votre bibliothèque et de vos groupes. Ou plus simple : de tout stocker sur un disque dur externe (mais limité aux documents de votre bibliothèque). Le principe est simplissime : installer un Firefox portable avec un Zotero synchronisé sur votre compte et les fichiers joints sur un disque dur externe. Puis l’ouvrir sur les différents ordinateurs que vous utilisez!

Attention, les manipulations suivantes peuvent endommager l’intégrité des fichiers présents sur vos différents supports donc faire une sauvegarde avant de commencer (de votre Zotero aussi!).

Cette solution fonctionne pour les systèmes d’exploitations windows, linux et mac, pour l’instant je n’ai testé que le premier! Les informations de base sont ici et ici mais très laconiques, je vous propose donc un guide pas à pas adapté à l’archéologie.

I Installer Firefox Portable sur votre support amovible (disque dur externe, clef usb…)

Télécharger sur cette page la version française de Mozilla Firefox Portable Edition. Vous obtenez un fichier du type « FirefoxPortable_42.0_French.paf.exe » (la version, ici 42.0, va varier au cours du temps).

Le plus simple est de le copier sur votre support amovible (choisissez ce dernier en fonction de la taille des documents à joindre). Ouvrez le fichier (étape 1 sur image), faites « suivant », choisissez l’emplacement voulu sur votre support, l’installation se fait (étape 2), vous obtenez un dossier « FirefoxPortable » (étape 3) qui contient un fichier « FirefoxPortable.exe ». Ouvrez ce fichier pour obtenir Firefox (attention à ne pas avoir un autre Firefox en route à ce moment). A noter qu’il vous propose immédiatement de vous identifier (pratique pour récupérer ses marques pages et autres…).

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II Installez et paramétrez Zotero

A partir de là, installez Zotero pour Firefox (pour mémoire, on en parle !). Identifiez vous dans ce nouveau Zotero (Préférences, synchronisation… Si vous êtes perdus, jetez un œil au tuto).

A ce moment, il vous faut savoir si vos fichiers sont synchronisés ou pas à partir de votre Zotero initial (au besoin fermez ce Firefox portable et ouvrez le Firefox de votre ordinateur, ouvrez les Préférences, synchronisation… et voyez si les cases « synchronisation des fichiers » sont cochées).

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Option A, c’est le cas vos fichiers sont synchronisés, faites une simple synchronisation avec le serveur (Flèche verte). Passez à l’étape suivante

Option B, vous ne synchronisez pas les fichiers. Dans ce cas ouvrez le Firefox de l’ordinateur où vous avez saisi le plus de notices avec des fichier joints. Vos données Zotero sont stockées dans un sous-dossier de votre dossier de profil Firefox. Vous le trouverez en ouvrant la fenêtre de « Préférences » « fichiers et dossiers » et cliquant sur le bouton « Afficher le répertoire contenant les données » (cf image ci-dessous). Fermez Firefox et copiez ce répertoire vers son équivalent pour votre Firefox portable (localisé sur votre support amovible). Faites bien un copier/coller (ne pas supprimer le second puis coller) et choisissez « remplacer » lors de la copie.

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L’étape suivante passe par l’ouverture du Zotero de votre Firefox portable pour désactiver la synchronisation des fichiers (sinon vos gigas de pdf vont exploser vos 300 mo d’espace). Donc ouvrez les Préférences, synchronisation… et décochez les deux cases dans « synchronisation des fichiers »  qui débutent par « Synchroniser les fichiers joints… » (cf supra).

III Joignez des fichiers dans Zotero

Sélectionnez une notice à laquelle vous souhaitez joindre un document (tous les types sont possibles). Cliquez droit, « Ajouter une pièce jointe », « Joindre une copie enregistrée d’un fichier… ». Le pdf est alors copié dans votre dossier Zotero de votre Firefox portable.firefox portable5

A noter, qu’au cas où vos pdf (ou autres fichiers) sont déjà bien rangés sur le support amovible où est le Firefox portable, il est possible de juste faire un lien entre la notice et ce fichier avec la commande « Joindre un lien vers un fichier… »

Une fois l’association effectuée, vous avez une flèche qui vous montre qu’un élément est lié à la notice (1 sur image). A ce moment, il y a différentes possibilité d’utilisation de votre pdf à partir de la notice dans Zotero accessibles par un clic droit. Soit l’afficher dans Firefox (2), l’ouvrir dans un autre logiciel (Acrobat par exemple, 3) ou ouvrir l’explorateur pour localiser le fichier (4) sur le disque (ceci permet notamment d’en transmettre une copie).firefox portable5_web

Et surtout, maintenant que tous vos œufs sont dans le même panier (enfin vos notice Zotero et vos pdf sont dans un disque dur externe) : faites des sauvegardes régulières!

Donnez tort au chat, organisez vos pdf! (image de Geluck)