Organiser sa bibliothèque, joindre les fichiers pdf

Zotero est un outil bien pratique pour faire le lien entre les informations bibliographiques d’un document et une version numérique de ce document.

Votre quête du pdf avant!!! (image de Franquin)

Pourquoi perdre son temps à trier ses pdf (ou autres) alors que vous classez déjà ces mêmes documents par leur notice bibliographique dans Zotero? L’idée est donc de créer la notice dans votre bibliothèque Zotero (avec des marqueurs, des notes…) et d’y joindre le pdf. Au moment de retrouver le document, un simple clic sur sa notice et vous visualisez le texte. Un sacré gain de temps!

Un « bémol » cependant c’est le volume de stockage de votre compte Zotero qui est limité à 300 mo. Cet espace sert pour les notices de votre bibliothèques et des groupes que vous possédez et vos fichiers joints. Un espace largement suffisant si on stocke que des notices mais largement limité pour le stockage de fichiers joints.

Trois solutions s’offrent à vous. Tout d’abord soutenir Zotero en souscrivant à leur service d’augmentation du volume de stockage (solution possible pour un particulier ou un/e établissement/entreprise). Mettre en place votre propre serveur (WebDAV) qui stockerait vos notices et fichiers de votre bibliothèque et de vos groupes. Ou plus simple : de tout stocker sur un disque dur externe (mais limité aux documents de votre bibliothèque). Le principe est simplissime : installer un Firefox portable avec un Zotero synchronisé sur votre compte et les fichiers joints sur un disque dur externe. Puis l’ouvrir sur les différents ordinateurs que vous utilisez!

Attention, les manipulations suivantes peuvent endommager l’intégrité des fichiers présents sur vos différents supports donc faire une sauvegarde avant de commencer (de votre Zotero aussi!).

Cette solution fonctionne pour les systèmes d’exploitations windows, linux et mac, pour l’instant je n’ai testé que le premier! Les informations de base sont ici et ici mais très laconiques, je vous propose donc un guide pas à pas adapté à l’archéologie.

I Installer Firefox Portable sur votre support amovible (disque dur externe, clef usb…)

Télécharger sur cette page la version française de Mozilla Firefox Portable Edition. Vous obtenez un fichier du type « FirefoxPortable_42.0_French.paf.exe » (la version, ici 42.0, va varier au cours du temps).

Le plus simple est de le copier sur votre support amovible (choisissez ce dernier en fonction de la taille des documents à joindre). Ouvrez le fichier (étape 1 sur image), faites « suivant », choisissez l’emplacement voulu sur votre support, l’installation se fait (étape 2), vous obtenez un dossier « FirefoxPortable » (étape 3) qui contient un fichier « FirefoxPortable.exe ». Ouvrez ce fichier pour obtenir Firefox (attention à ne pas avoir un autre Firefox en route à ce moment). A noter qu’il vous propose immédiatement de vous identifier (pratique pour récupérer ses marques pages et autres…).

firefox portable_blog

II Installez et paramétrez Zotero

A partir de là, installez Zotero pour Firefox (pour mémoire, on en parle !). Identifiez vous dans ce nouveau Zotero (Préférences, synchronisation… Si vous êtes perdus, jetez un œil au tuto).

A ce moment, il vous faut savoir si vos fichiers sont synchronisés ou pas à partir de votre Zotero initial (au besoin fermez ce Firefox portable et ouvrez le Firefox de votre ordinateur, ouvrez les Préférences, synchronisation… et voyez si les cases « synchronisation des fichiers » sont cochées).

firefox portable2_web

Option A, c’est le cas vos fichiers sont synchronisés, faites une simple synchronisation avec le serveur (Flèche verte). Passez à l’étape suivante

Option B, vous ne synchronisez pas les fichiers. Dans ce cas ouvrez le Firefox de l’ordinateur où vous avez saisi le plus de notices avec des fichier joints. Vos données Zotero sont stockées dans un sous-dossier de votre dossier de profil Firefox. Vous le trouverez en ouvrant la fenêtre de « Préférences » « fichiers et dossiers » et cliquant sur le bouton « Afficher le répertoire contenant les données » (cf image ci-dessous). Fermez Firefox et copiez ce répertoire vers son équivalent pour votre Firefox portable (localisé sur votre support amovible). Faites bien un copier/coller (ne pas supprimer le second puis coller) et choisissez « remplacer » lors de la copie.

firefox portable3_web

L’étape suivante passe par l’ouverture du Zotero de votre Firefox portable pour désactiver la synchronisation des fichiers (sinon vos gigas de pdf vont exploser vos 300 mo d’espace). Donc ouvrez les Préférences, synchronisation… et décochez les deux cases dans « synchronisation des fichiers »  qui débutent par « Synchroniser les fichiers joints… » (cf supra).

III Joignez des fichiers dans Zotero

Sélectionnez une notice à laquelle vous souhaitez joindre un document (tous les types sont possibles). Cliquez droit, « Ajouter une pièce jointe », « Joindre une copie enregistrée d’un fichier… ». Le pdf est alors copié dans votre dossier Zotero de votre Firefox portable.firefox portable5

A noter, qu’au cas où vos pdf (ou autres fichiers) sont déjà bien rangés sur le support amovible où est le Firefox portable, il est possible de juste faire un lien entre la notice et ce fichier avec la commande « Joindre un lien vers un fichier… »

Une fois l’association effectuée, vous avez une flèche qui vous montre qu’un élément est lié à la notice (1 sur image). A ce moment, il y a différentes possibilité d’utilisation de votre pdf à partir de la notice dans Zotero accessibles par un clic droit. Soit l’afficher dans Firefox (2), l’ouvrir dans un autre logiciel (Acrobat par exemple, 3) ou ouvrir l’explorateur pour localiser le fichier (4) sur le disque (ceci permet notamment d’en transmettre une copie).firefox portable5_web

Et surtout, maintenant que tous vos œufs sont dans le même panier (enfin vos notice Zotero et vos pdf sont dans un disque dur externe) : faites des sauvegardes régulières!

Donnez tort au chat, organisez vos pdf! (image de Geluck)

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2 réflexions au sujet de « Organiser sa bibliothèque, joindre les fichiers pdf »

  1. Ping : Zotero 5.0 est là! | zotero & archeologie

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