Prendre en main Zotero (Partie 3)

Après les deux précédents articles pour « Prendre en main Zotero », où vous avez dompté le logiciel et appris où trouver les notices bibliographiques pour alimenter votre base de données, nous allons voir ici comment organiser votre bibliothèque Zotero et retrouver vos informations au quotidien (notices, fichiers joints et marqueurs). Il s’agit donc d’une application concrète (en archéologie préventive) de la théorie que vous avez pu lire dans les tutos précédents :

I Organiser sa bibliothèque avec les collections

Par organisation, on va voir quelle logique vous pouvez suivre pour ranger vos notices bibliographiques dans les collections/sous collections (les dossiers de votre bibliothèque Zotero).

Vous pourriez suivre l’une des trois suivantes : un classement thématique (avec par exemple une collection pour  : la méthodologie, les généralités, l’urbain, le rural, la céramique…), un classement chronologique (avec des collections sur la préhistoire, la protohistoire…) ou un classement par type de support (les livres, les articles, les rapports…).

Chacune de ces logiques a ses avantages et ses inconvénients. Ainsi, dans les deux premiers exemples, il est fréquents d’avoir un document qui aborde plusieurs thèmes et donc rentre dans plusieurs catégories, faut-il alors mettre une copie de la notice dans chaque sous-collection? Le troisième classement me semble employer trop peu de sous-collections où les éléments n’ont plus de connexions logiques entre eux.

A vous de voir sur quelle base partir (et de faire part de vos expériences dans les commentaires!). Pour information, j’utilise un mélange des trois qui est calqué sur le rangement de ma bibliothèque physique (un rayon correspond à une collection), ainsi je passe facilement de l’une à l’autre.

Il faut savoir que de base Zotero classe vos collections par ordre alphabétique. Pour appliquer un autre classement, mettre des nombres devant. Par exemple :

Catégories

II Les notices dans les collections

Maintenant que vos différentes collections et sous-collections sont crées, vous vous apprêtez à créer, pour un document donné (un article par exemple), une notice dans chaque collection au thème abordé par cet article. Eh bien non!

Zotero est un super outil car il permet de créer une fois la notice (notice mère) dans une collection et d’en disposer des « clones » (notices filles) dans d’autres collections (ou sous-collections). Toute modification de l’une entraine automatiquement la modification des autres. C’est aussi simple qu’un glissé/déposé de la collection source à celle de destination :

Glissé_déposé

A cela deux constats : le premier vous comprenez, peut-être enfin, pourquoi Zotero sur un clic-droit vous propose de « Retirer le document de la collection » (la notice est supprimée de la collection, ses « clones » subsistent) ou « Mettre le document à la corbeille » (la notice disparaît de toutes les collections). Le second, montre qu’il faut utiliser l’option « Dupliquer le document » avec précaution. Puisque si pour créer la notice d’un document vous dupliquez un précédent et modifiez la notice d’origine et non le duplicata : les notices mère et filles (s’il en existent) seront modifiées. dupliquer_supprimerMéfiance aussi lors du transfert de notice de votre bibliothèque à un celle d’un groupe et inversement puisque Zotero n’applique pas ce principe de notice mère/fille entre les deux. Ainsi, vous créez une notice (pour un rapport par exemple) dans votre bibliothèque. Vous faites un glissé/déposé vers une bibliothèque de groupe et là vous modifiez cette notice (ajout ou retrait d’informations). Même si vous êtes propriétaire de ce groupe (avec tous les droits) la notice n’est pas modifiée dans votre bibliothèque! Là où c’est encore plus sournois, c’est que le retour de cette notice modifiée du groupe vers votre bibliothèque par un glissé/déposé vous donne une notice dans son état non modifiée! La solution c’est de supprimer la notice originale dans votre bibliothèque (la mettre à la corbeille) avant de rapatrier la notice modifiée.

Vous vous dites que vous avez probablement plusieurs versions d’une même notice (des doublons dans Zotero)? Un prochain post vous expliquera comment les fusionner!

III Les marqueurs

Même avec le système des notices mère/filles, il peut être fastidieux de mettre un exemplaire d’une notice dans toutes les sous-collections abordées par l’ouvrage. Là, Zotero vous aide avec le système des marqueurs. Grâce à eux, vous étiquetez vos notice avec vos propres mots-clés pour mieux les retrouver. Ce système est accessible dans la fenêtre de droite, dans l’onglet « Marqueurs ». A noter, qu’ils bénéficient d’une saisie semi-automatique donc vous ne risquez pas de vous retrouver avec le même marqueurs écrit différemment (par exemple : Sépulture, sépulture, Sépultures, sepulture…).

Marqueurs2

Dans le cas ci-dessus, notez que l’enregistrement de la notice à partir de Revues.org à conduits à importer automatiquement les mots-clés de l’article en marqueurs (ceux avec l’étiquette orange). A vous de voir s’ils vous sont utiles! Ceux qui sont créés par l’utilisateur ont une étiquette bleu (« Sépultures médiévales » ici).

Cela vous semble fastidieux d’appliquer et de gérer vos marqueurs pour vos notices. Une notice pouvant nécessiter beaucoup de marqueurs. Un prochain post vous expliquera comment vous simplifier la vie!

IV Les fichiers joints

C’est bien beau d’avoir organisé à merveille votre bibliothèque Zotero mais c’est la pagaille dans votre bureau vous avez des photocopies partout et c’est pas mieux sur vos disques durs vous ne savez pas où sont vos scans et vos pdf.

Pas de soucis, Zotero va aussi vous aider : vous pouvez lier ou joindre des fichiers aux notices. Dans le premier cas, vous indiquez à Zotero où trouver sur votre disque (vos disques) un fichier en rapport avec la notice. Dans le second, vous importez dans votre dossier personnel de Zotero une copie du document. Au final, avec les deux méthodes, un simple double-clic sur l’élément permet d’ouvrir le document associé.

Fichier joint.png

Ce qui est formidable c’est que vous n’êtes pas limité à certains types de fichiers. Ainsi au-delà des jpg et des pdf vous pouvez lier/joindre à vos notices (de travaux universitaires ou de rapport d’opération) par exemple vos textes en .doc, vos bases de données, shapefiles & co! Naturellement, le lien ne sera valable que sur le poste où est stocké le fichier alors que la jointure vous donne accès au fichier sur tous vos ordinateurs.

Si vous choisissez de joindre les fichiers aux notices, faites cependant attention car votre compte Zotero est limité à un volume de stockage sur le serveur de 300 mo. Un autre article de ce blog approfondis ce sujet ici!

III Retrouver ses informations dans Zotero

Bien sûr, il faut utiliser la fonction recherche de Zotero (avec ses diverses options).recherche

Ne la sous-estimez pas car elle peut être très puissante. Par exemple dans le cas ci-dessous, en sélectionnant une recherche « Partout » elle renvoie que le terme recherché est présent sur la copie de la page web (« Snapshot » ou cliché) jointe à la notice.

Recherche partout.png

Vous vous dites que ce serais bien si Zotero pouvait aussi faire cette recherche dans le contenus de vos pdf (pas les pdf image bien sûr!). Et bien nous verrons ça dans un prochain article.

Un autre outil, en bas à gauche de votre fenêtre Zotero permet de faire des recherches sur les marqueurs associés à vos notices. Assez simple d’emploi : vous saisissez une partie d’un mot du marqueur souhaité dans la barre de recherche, vous le retrouvez et un clic affiche toutes les notices associées à ce marqueurs.

Recherche marqueurs.jpg

Notez que de base seuls les marqueurs des notices de la collection (ou sous-collection) où vous êtes sont affichés (quand vous êtes à la racine de votre bibliothèque ils sont donc tous affiché). Au besoin, vous pouvez choisir d’ « Afficher tous les marqueurs de cette bibliothèque » pour voir dans ce dossier tous vos marqueurs mais ne sont sélectionnable que ceux en noir (ceux du dossier). Dans le cas présent, on en voit l’utilité pour deux marqueurs « proches » : verre et Verres dont un seul est dans la collection.

L’option « Afficher les marqueurs ajoutés automatiquement » permet d’avoir ou pas les marqueurs qui sont enregistrés automatiquement lors de l’import de notice (cf supra partie III) et qui peuvent polluer vos marqueurs personnels à la longue.

 

Voici, c’est finis pour cet article, un peu dense certes, qui je l’espère vous permettra de mieux prendre en main Zotero!

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