Sauvegarder et exporter ses données Zotero

Vous avez patiemment constitué une base de données bibliographique sous Zotero, mais en avez vous une sauvegarde?

Dans l’intitulé, le terme « données » est volontairement à prendre au sens large, il s’agit ici de conserver une sauvegarde de sa bibliothèque (références, notes et fichiers joints) et du contenu de ses groupes. Le but est d’avoir une copie sous forme de fichier, donc exit la synchronisation avec le serveur qui peut aussi être envisagée comme une sauvegarde (si vous ne comprenez pas voir ici).

Comme le logiciel Zotero ne propose pas de faire cette sauvegarde simplement, la majorité des utilisateurs utilisent pour ce faire l’exportation (qui est plus limitée). Je présenterai donc ici ces deux méthodes pour éclaircir leurs fonctionnements et leurs intérêts/limites.

I La copie de votre dossier Zotero

A mon sens, c’est la seule façon de sauvegarder vos données.

Je n’utiliserai ici que les notions essentielles à la sauvegarde, si vous désirez en savoir plus : c’est ici. Il faut juste retenir que Zotero stocke ses données dans un dossier de votre profil Firefox (dans le cas de la Standalone, ce dossier n’est pas lié à Firefox mais la manip’ est similaire).

Pour localiser votre répertoire de données Zotero, ouvrir la fenêtre « Préférences » de Zotero, l’onglet « Avancées » puis l’onglet « Fichiers et dossiers » et le bouton “Afficher le répertoire contenant les données”. Le contenu du dossier « Zotero » s’ouvre dans votre explorateur de fichier. Remontez d’un niveau dans cette arborescence, copiez ce dossier et sauvegardez le à l’abri (le sauvegarder en compressé, zip ou autre, peut-être une bonne solution. Faire des sauvegardes régulières et automatiques de vos dossiers sensibles est aussi une excellente idée, notamment avec Cobian Backup, un tuto ici).

afficherPour récupérer vos données, c’est la manip’ inverse : prendre le dossier « Zotero » de votre sauvegarde et remplacer celui de votre profil (attention Firefox doit être fermé). Au cas ou cette sauvegarde doit remplacer celle synchronisée sur le serveur (par exemple vous avez supprimé le contenus de votre bibliothèque sur votre poste et sur le serveur en synchronisant), c’est expliqué ici – dans la section « Restaurer vers/à partir du serveur Restore to/from Server »

Les points positifs sont la sauvegarde totale de vos données (références, notes, fichiers joints et du contenu des groupes) et vous retrouvez vos éléments « tels quels » rapidement.

II L’export depuis Zotero

Cette manipulation est simple : dans Zotero cliquer sur « Action » (la roue crantée), puis « exporter la bibliothèque… », garder « Zotero RDF » comme type de fichier puis cocher au besoin l’association des notes et de fichiers. Votre bibliothèque est exportée! Mais pas les bibliothèques de vos groupes; il faut créer un fichier pour chacune (clic droit dessus, « Exporter la bibliothèque »)… A noter que cela fonctionne aussi pour une collection (un dossier de votre bibliothèque), on y accède aussi par le clic droit sur cette dernière.

exportUn clic sur « action » puis « Import » permet de récupérer les éléments exportés. Le premier hic est la création par Zotero d’un dossier au nom du fichier rdf à la racine de votre bibliothèque où il stocke l’arborescence de vos éléments. Là où le bat blesse, dans l’optique de restaurer une bibliothèque, c’est que dans l’arboresce de de Zotero, on ne peut sélectionner (et donc déplacer) qu’un dossier à la fois. Faire passer toutes les collections du dossier créé par l’import vers la racine de votre bibliothèque peut donc être un tantinet long (à multiplier par le nombre de bibliothèques de groupes à refaire suivant la même procédure).

Vous avez recréé votre arborescence de collections, c’est bien! Mais il faut savoir que l’import créé une nouvelle clé primaire à vos documents et cette dernière fait notamment le lien avec votre traitement de texte. Pour faire clair, vous ouvrez un texte où vous avez des citations et il devient impossible de les modifier (il faut alors appeler une à une la version importée des notices).

III Conclusion

La sauvegarde du dossier pour faire une sauvegarde de toutes vos données et l’export juste pour transférer une partie de ces mêmes données. Simple, non?

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Une réflexion au sujet de « Sauvegarder et exporter ses données Zotero »

  1. Ping : Zotero 5.0 est là! | zotero & archeologie

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